File Web Management (DMS)
File Web Management es un sistema de gestión de la documentación a través de Internet con acceso desde cualquier lugar y a documentos de cualquier formato.
File Web Management es un gestor de documentos 100 % con tecnología web; un repositorio virtual, en tu servidor o en un servidor web, aociado a una base de datos sobre la que realizar búsquedas de documentos. Todo mediante una interfaz moderna y usable, como una página web.
File Web Management es un gestor de documentos online, es un gestor de archivos que conecta procesos, personas e ideas. File Web Management guarda todos sus documentos, carpetas, modificaciones de archivos, ...
El control de una organización y del ciclo de vida de sus documentos, incluye cómo y cuándo se crean los documentos, cuándo han sido examinados, publicados, utilizados, conservados y destruidos. No sólo las organizaciones grandes sino que también las más pequeñas requieren cada vez más un mejor control del ciclo de vida de sus documentos.
La necesidad de colaborar activamente en grupos de trabajo y de compartir de forma fácil, rápida y segura la documentación que generamos constantemente, convierte a las aplicaciones de gestión documental en una tecnología imprescindible para la adaptación de las empresas.
Accesible desde cualquier lugar
- Es accesible desde cualquier lugar, sólo necesitamos un navegador. Aun así, esta aplicación también incorpora accesos desde el Microsoft® Windows® y Microsoft® Office®.
- Con File Web Management puedes acceder a los documentos de los clientes con WebDAV y sus aplicaciones de negocio existentes mediante la Web Services.
Buscar y encontrar
- Gracias a una potente indexación y opciones de búsqueda se asegurará encontrar rápidamente todos los archivos y contenidos.
- File Web Management tiene la capacidad de buscar texto dentro de numerosos tipos de documentos (Microsoft Office, PDF, OpenOffice, XML, HTML, RTF, texto).
- También podrá buscar imágenes, File Web Management también es capaz de buscar archivos JPEG o TIFF incorporados por cámaras o escáneres.
- Múltiples opciones de búsqueda, usted es el que decide como buscar: busca simple o con complejos criterios de búsqueda.
- Utilice todos sus recursos de manera eficaz gracias a la interfaz intuitiva.
- Establecer flujos de trabajo complejos o una cadena de múltiples flujos de trabajo para eliminar pasos innecesarios.
- Asigne este flujo de trabajo automáticamente a determinados tipos de documentos o carpetas para aumentar la eficiencia global y reducir el tiempo de procesamiento.
- Guarde la información con seguridad y elimine la duplicación y las pérdidas de tiempos.
- Normalice los procesos de trabajo para conseguir un mejor funcionamiento de la empresa.
- Ponga hitos posibles y los procesos para que todo se lleve a término.
- Asegures que todo se lleva a término gracias a los informes detallados y al historial de los documentos.
- Gestione eficazmente toda la información de su negocio gracias a la creación de usuarios, grupos y roles.
- El usuario será conocedor de que se le ha agregado a un grupo de trabajo, el rol que desarrolla y cuándo se necesita de su intervención.
- Control del acceso al documento con los usuarios y los flujos
- Cree su propio tipo de documento y flujo de trabajo para optimizar los procesos de uso común para documentos como facturas, folletines, manuales...
- La aplicación basa a los usuarios en roles, hecho que garantiza el acceso que se da a las personas.
- Elimina la edición no autorizada o la supresión de documentos críticos.
- Garantiza el seguimiento detallado de todos los documentos con la actividad de auditoría.
- Tiene un monitor muy completo del acceso de todos los usuarios.
- Elimina los usuarios inactivos con facilidad.